top of page

East District

ALGEMENE VOORWAARDEN
East District

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

  1. Algemene Voorwaarden: de onderhavige bepalingen.

  2. Bureau: het organisatieadvies-, marketing- en communicatiebureau East District.

  3. Opdrachtgever: de partij die met het Bureau contracteert c.q. beoogt te contracteren.

  4. Opdracht: iedere overeenkomst tussen het Bureau en Opdrachtgever tot het leveren van producten en/of diensten aan Opdrachtgever.

  5. Offerte: elk mondeling of schriftelijk aanbod van het Bureau om een Opdracht met haar aan te gaan.

  6. Materialen: alle door het Bureau in het kader van de Opdracht ontwikkelde of geleverde rapporten, adviezen, resultaten, tekeningen, software, databanken, concepten, presentaties en alle overige (digitale) materialen of uitingen (inclusief media-uitingen en -campagnes).

  7. Diensten van het Bureau: de door het Bureau te verlenen services, waaronder mede begrepen (maar niet beperkt tot) adviesdiensten op het gebied van organisatieontwikkeling, marketing, (digitale) communicatie, merkontwikkeling, campagnes en andere hiermee samenhangende activiteiten.

2. Toepasselijkheid algemene voorwaarden

  1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, Offertes, Opdrachten, werkzaamheden, overeenkomsten en rechtshandelingen waarbij het Bureau goederen en/of Diensten van welke aard dan ook aan Opdrachtgever levert.

  2. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

  3. Wijzigingen van de Opdracht of deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien en voor zover deze schriftelijk door bevoegde vertegenwoordigers van beide partijen overeengekomen zijn.

3. Totstandkoming opdracht

  1. Een Offerte van het Bureau is steeds vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

  2. Offertes zijn gebaseerd op de informatie die door Opdrachtgever tot de offertedatum aan het Bureau is verstrekt. Opdrachtgever staat ervoor in dat alle voor de opzet en uitvoering van de Opdracht essentiële informatie aan het Bureau is verstrekt. Het Bureau is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de juistheid en de volledigheid van de door Opdrachtgever verstrekte informatie en het gebruik daarvan.

  3. De Opdracht komt, volgens het overeengekomen tarief, tot stand na schriftelijke aanvaarding door Opdrachtgever van de door het Bureau uitgebrachte Offerte. Indien de Offerte niet op enigerlei wijze door Opdrachtgever wordt bevestigd en het Bureau toch tot uitvoering van de Opdracht overgaat met instemming van Opdrachtgever, dan zal de inhoud van de Offerte als tussen partijen overeengekomen gelden.

  4.  Het Bureau heeft het recht om derden in te schakelen bij de uitvoering van de Opdracht.

4. Rechten en verplichtingen van het bureau

  1. Het Bureau zal zich inspannen om de Opdracht naar beste inzicht en vermogen uit te voeren, in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap, de toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder de Nederlandse Reclame Code voor marketinguitingen) en de gedragsregels van de Orde van organisatiekundigen en -adviseurs. Het Bureau kan echter niet garanderen dat het door Opdrachtgever met de Opdracht nagestreefde doel of beoogde (marketing)resultaat wordt bereikt.

  2. Het Bureau en Opdrachtgever zullen gedurende de uitvoering van de Opdracht regelmatig overleg voeren over de stand van zaken en de wijze waarop de Opdracht wordt uitgevoerd.

  3. Indien zich bij de aanvaarding en de uitvoering van de Opdracht feiten of omstandigheden voordoen die de voortgang of het resultaat van de Opdracht negatief (kunnen) beïnvloeden, zullen het Bureau en Opdrachtgever elkaar hiervan zo spoedig mogelijk in kennis stellen.

  4. Indien de voor de uitvoering van de Opdracht noodzakelijke informatie afkomstig van Opdrachtgever, niet tijdig of niet in overeenstemming met de afspraken ter beschikking van het Bureau staat of indien Opdrachtgever op andere wijze niet aan haar verplichtingen voldoet, heeft het Bureau het recht de uitvoering van de Opdracht op te schorten en de daardoor ontstane kosten volgens haar gebruikelijke tarieven aan Opdrachtgever in rekening te brengen.

  5. Het Bureau heeft het recht om de door haar ingezette adviseur(s) of medewerker(s) te vervangen en zal zich inspannen om vervangers in te zetten van een gelijkwaardig niveau, zodat de continuïteit en kwaliteit van de Opdracht zoveel mogelijk gewaarborgd blijft.

  6. Indien in het kader van marketing- en/of communicatieactiviteiten (digitaal of anderszins) gebruik wordt gemaakt van socialmedia- en/of advertentieplatforms, is het Bureau niet aansprakelijk voor eventuele platformwijzigingen, restricties, storingen of beleidswijzigingen van derden die buiten haar invloedssfeer liggen.

5. Rechten en verplichtingen van de opdrachtgever

  1. De Opdrachtgever zorgt ervoor dat:
    a. het Bureau tijdig de beschikking krijgt over alle nuttige en noodzakelijke informatie, documenten en gegevens die het Bureau voor het uitvoeren van de Opdracht nodig heeft;
    b. alle voor de Opdracht relevante en noodzakelijke feiten en omstandigheden, onder meer ontstaan door wijzigingen in het beleid en/of de organisatie van Opdrachtgever en wijzigingen in haar directe (markt)omgeving, zo spoedig mogelijk aan het Bureau worden gemeld;
    c. de bij uitvoering van de Opdracht betrokken medewerkers van Opdrachtgever in voldoende mate beschikbaar en inzetbaar zijn;
    d. de adviseur(s) of medewerker(s) van het Bureau, tenzij expliciet anders is overeengekomen, op eerste verzoek kosteloos een eigen werkplek bij Opdrachtgever krijgen, voorzien van goedwerkende telecommunicatievoorzieningen (zoals telefoon- en internetaansluiting).

  2. Opdrachtgever vrijwaart het Bureau voor aanspraken van derden (adviseurs en medewerkers van het Bureau daaronder begrepen) die in verband met de uitvoering van de Opdracht schade lijden welke het gevolg is van het handelen of nalaten van Opdrachtgever of van onveilige situaties in diens bedrijf of organisatie.

  3. Opdrachtgever zal het Bureau en de door haar ingeschakelde adviseurs en medewerkers vrijwaren voor alle mogelijke vorderingen, hoe ook genaamd, van de Belastingdienst en/of het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) tot inhouding en/of afdracht van belastingen en/of sociale premies, inclusief de daarop vallende rente en eventuele administratieve boetes, in verband met de door het Bureau en de door haar ingeschakelde adviseurs en medewerkers verrichte werkzaamheden.

  4. Opdrachtgever garandeert dat alle door haar aangeleverde of ter goedkeuring vrijgegeven teksten, (beeld)materialen, merknamen, logo’s en andere vormen van content (waaronder eventuele digitale bestanden) geen inbreuk maken op rechten van derden, waaronder intellectuele eigendomsrechten. Opdrachtgever vrijwaart het Bureau voor alle aanspraken van derden op dit punt.

6. Aanpassing van de (inhoud van de) opdracht

  1. Indien zich in het kader van de Opdracht omstandigheden voordoen die bij de start van de Opdracht niet waren voorzien, dan zal in onderling overleg en in goede harmonie naar een oplossing worden gezocht, waaronder bijvoorbeeld aanpassing van de (inhoud van de) initiële Opdracht.

  2. Opdrachtgever erkent en aanvaardt dat aanpassingen van (de inhoud van) de Opdracht (bijvoorbeeld wijziging in omvang, werkwijze of aanpak) de afgesproken planning kan beïnvloeden. Indien een aanpassing van (de inhoud van) de Opdracht het gevolg is van verzoeken of handelingen van Opdrachtgever of andere omstandigheden die aan Opdrachtgever zijn toe te rekenen, dan zal het Bureau het eventueel hieruit ontstane meerwerk op basis van haar gebruikelijke tarieven als aanvullende of separate Opdracht in rekening mogen brengen.

7. Vertrouwelijkheid

  1. Beide partijen zorgen ervoor dat alle van de andere partij ontvangen gegevens waarvan men weet of dient te weten dat deze van vertrouwelijke aard zijn, geheim blijven, tenzij een wettelijke plicht openbaarmaking van die gegevens gebiedt. De partij die vertrouwelijke gegevens ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.

  2. Gegevens worden in ieder geval als vertrouwelijk beschouwd indien deze door een der partijen als zodanig zijn aangeduid. Opdrachtgever zal, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Bureau, aan derden geen mededelingen doen over de aanpak, werkwijze en Materialen van het Bureau.

8. Duur en beëindiging van de opdracht

  1. De Opdracht wordt aangegaan voor de duur daarvan en zal van rechtswege eindigen wanneer de Opdracht is afgerond.

  2. Opdrachtgever erkent dat de duur en de planning van de Opdracht kunnen worden beïnvloed door onvoorziene factoren, waaronder – maar niet beperkt tot – de kwaliteit van de door Opdrachtgever verstrekte informatie en de (mate van) beschikbaarheid en inzet van de bij de Opdracht betrokken medewerkers van Opdrachtgever.

  3. Het Bureau zal zich inspannen om de Opdracht binnen de afgesproken planning uit te voeren. Deze planning en de daarin opgenomen (deel-)termijnen kunnen echter nooit als fatale termijnen worden aangemerkt. Behoudens in geval van opzet of grove schuld van het Bureau, geeft overschrijding van de planning geen recht op gehele of gedeeltelijke ontbinding of opzegging van de Opdracht, noch recht op vergoeding van schade.

  4. Partijen hebben beide het recht de Opdracht tussentijds schriftelijk op te zeggen, met een opzegtermijn van één (1) kalendermaand, indien en voor zover één van hen aantoont dat de uitvoering van de oorspronkelijk overeengekomen Opdracht en eventuele aanvullende Opdrachten wegens gewichtige redenen aanzienlijk bemoeilijkt of onmogelijk wordt en voltooiing van de Opdracht in redelijkheid niet gevergd kan worden.

  5. Opdrachtgever zal in geval van beëindiging van de Opdracht, om welke reden dan ook, alle tot dan toe in het kader van de Opdracht verrichte werkzaamheden door het Bureau tijdig en volledig vergoeden. Alle reeds aan Opdrachtgever verstuurde facturen, blijven onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de beëindiging direct opeisbaar.

  6. Iedere partij is gerechtigd de Opdracht, met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, indien ten aanzien van de andere partij (a) een verzoek tot faillissement is ingediend, (b) surséance van betaling is aangevraagd, (c) liquidatie of staking van de onderneming plaatsvindt, of (d) op een omvangrijk deel van het vermogen van de andere partij beslag wordt gelegd.

9. Tarieven en kosten

  1. De uitgevoerde werkzaamheden en Diensten van het Bureau worden, tenzij anders schriftelijk overeengekomen, op basis van bestede tijd en gemaakte kosten aan Opdrachtgever in rekening gebracht. Tenzij een andersluidende schriftelijke regeling is overeengekomen, zendt het Bureau eenmaal per twee weken een (voorschot-)factuur. In geval van levering van producten wordt bij of na levering daarvan een factuur verzonden.

  2. In de tarieven van het Bureau en de daarop gebaseerde kostenramingen zijn de normale bureaukosten inbegrepen; reis- en verblijfkosten niet. Deze kosten worden apart gespecificeerd. Voor de reiskosten geldt een tarief van € 0,44 per gereden kilometer. De kosten van eventuele buitenlandse reizen en grote oplagen van Materialen (meer dan tussen partijen overeengekomen) worden afzonderlijk aan Opdrachtgever in rekening gebracht. Voor producten zijn de geldende prijslijsten c.q. geoffreerde prijzen van toepassing. De kosten van derden die het Bureau ten behoeve van de Opdracht moet maken, worden aan Opdrachtgever doorberekend tegen overlegging van nota’s.

  3. Alle prijzen en tarieven zijn exclusief omzetbelasting (BTW) en andere heffingen die van overheidswege worden opgelegd. Tussentijdse veranderingen die het Bureau noodzaken tot tariefs- of prijsaanpassing, worden maximaal eens per drie maanden, na overleg, doorberekend aan Opdrachtgever.

  4. Ieder jaar vindt op 1 januari een indexatie op basis van de CBS-index van november van het jaar ervoor plaats. Indexatie vindt plaats op 1 januari van elk nieuw jaar.

10. Betaling

  1. Opdrachtgever dient alle facturen afkomstig van het Bureau steeds uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum te voldoen op het door het Bureau aangegeven rekeningnummer.

  2. Indien Opdrachtgever de verschuldigde bedragen niet tijdig of niet volledig betaalt, is Opdrachtgever, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling nodig is, in verzuim en over het openstaande bedrag wettelijke handelsrente verschuldigd. Indien Opdrachtgever ook na aanmaning nalatig blijft de vordering te voldoen, kan het Bureau de vordering uit handen geven, in welk geval Opdrachtgever naast het dan verschuldigde totale bedrag tevens gehouden is tot vergoeding van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, waaronder kosten berekend door externe deskundigen.

  3. Indien Opdrachtgever in verzuim is met enige (deel)betaling, is het Bureau gerechtigd de uitvoering van de Opdracht (waaronder de oplevering van Materialen) op te schorten totdat volledige betaling is ontvangen, onverminderd het recht van het Bureau op volledige vergoeding van alle openstaande facturen en bijkomende kosten.

  4.  Het Bureau heeft het recht alvorens verplichtingen van zijn kant na te komen, volledige betaling en/of afdoende zekerheid voor de nakoming door de Opdrachtgever te verlangen wanneer naar het oordeel van het Bureau aannemelijk is dat Opdrachtgever haar verplichtingen niet tijdig of niet volledig zal (kunnen) nakomen.

11. Aansprakelijkheid

  1. Het Bureau en de door haar ingeschakelde adviseurs en medewerkers zijn uitsluitend aansprakelijk voor schade geleden door Opdrachtgever die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Opdracht. De hiervoor bedoelde contractuele aansprakelijkheid van het Bureau, evenals iedere andere aansprakelijkheid, is beperkt tot de hoogte van het bedrag dat het Bureau voor haar werkzaamheden in het kader van de Opdracht heeft ontvangen van Opdrachtgever. Indien de Opdracht langer dan een halfjaar doorloopt, wordt de hiervoor bedoelde aansprakelijkheid beperkt tot een bedrag gelijk aan het totaalbedrag dat het Bureau in de laatste zes maanden vóór het ontstaan van de schade van Opdrachtgever heeft ontvangen.

  2. Het Bureau en de door haar ingeschakelde adviseurs en medewerkers zijn niet aansprakelijk voor schade die Opdrachtgever of enige derde lijdt ten gevolge van de toepassing of het gebruik van de Materialen en/of de resultaten van de werkzaamheden. Opdrachtgever vrijwaart het Bureau en de door het Bureau in het kader van de Opdracht ingeschakelde adviseurs, medewerkers en derden voor alle in dit artikellid bedoelde schade.

  3. De aansprakelijkheid van het Bureau wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst, ontstaat slechts indien Opdrachtgever het Bureau onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, stellende daarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming, en het Bureau ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten.

  4. Het Bureau is niet aansprakelijk voor gevolgschade, bedrijfsschade of indirecte schade van de Opdrachtgever, daaronder begrepen – maar niet beperkt tot – gederfde winst, reputatieschade, schade door (onverwachte) wijzigingen op socialmediaplatforms of andere digitale omgevingen, of schade als gevolg van cyberaanvallen buiten de invloedssfeer van het Bureau.

  5. De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing indien en voor zover sprake is van opzet en/of grove schuld van het Bureau of haar leidinggevend management.

  6. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Opdrachtgever de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij het Bureau meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen het Bureau vervalt door het enkele verloop van zes (6) kalendermaanden na het ontstaan van de vordering.

12. Intellectuele eigendomsrechten

  1. Tenzij het Bureau en Opdrachtgever schriftelijk uitdrukkelijk anders overeenkomen, is en blijft het Bureau volledig en exclusief rechthebbende ten aanzien van alle (intellectuele) eigendomsrechten (waaronder, maar niet beperkt tot, auteursrechten, persoonlijkheidsrechten, modelrechten, databankrechten en merkrechten) die rusten op de Materialen.

  2. Het Bureau verleent aan Opdrachtgever het recht om de Materialen uitsluitend binnen en ten behoeve van haar eigen organisatie te gebruiken, doch slechts nadat Opdrachtgever aan al haar (betalings)verplichtingen uit hoofde van de Opdracht heeft voldaan.

  3. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Bureau is het Opdrachtgever niet toegestaan:
    a. de Materialen ter inzage te geven, openbaar te maken of te verveelvoudigen buiten de kring van personen die, binnen het kader van de Opdracht, behoren tot de rechtstreeks bij de Opdracht betrokken medewerkers;
    b. de Materialen (geheel of gedeeltelijk) te (doen) gebruiken voor het instellen van juridische claims, het voeren van gerechtelijke procedures, of voor reclame- of wervingsdoeleinden aan te wenden, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

  4. Het Bureau is niet aansprakelijk voor eventuele inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden indien deze inbreuken voortvloeien uit door Opdrachtgever aangeleverde teksten, afbeeldingen, concepten of ander materiaal.

13. Gedragsregels orde van organisatiekundigen en -adviseurs en Nederlandse Reclame Code

  1. De door het Bureau ingezette organisatiekundige of -adviseur houdt zich bij het uitvoeren van de Opdracht aan de professionele gedragsregels opgenomen in de Gedragscode van de Orde van organisatiekundigen en -adviseurs. Deze Gedragscode wordt door het Bureau op verzoek van Opdrachtgever kosteloos toegezonden en is tevens toegankelijk via de website www.ooa.nl. Indien Opdrachtgever van mening is dat de door het Bureau ingezette organisatiekundige of -adviseur deze gedragscode niet naleeft, dan heeft Opdrachtgever de mogelijkheid haar klacht voor te leggen aan de Commissie van Toezicht.

  2. Voor marketing- en communicatieopdrachten conformeert het Bureau zich tevens aan de Nederlandse Reclame Code en andere relevante (zelfregulerende) branchecodes. Opdrachtgever erkent dat de eindverantwoordelijkheid voor de definitieve inhoud, doel en strekking van reclame- of marketinguitingen bij Opdrachtgever berust, en vrijwaart het Bureau voor eventuele aanspraken van derden wegens mogelijke overtredingen van deze Codes of gerelateerde wet- en regelgeving, voor zover deze overtreding te herleiden is tot door Opdrachtgever aangeleverd of goedgekeurd materiaal.

14. Privacy en persoonsgegevens

  1. Indien het Bureau in het kader van de Opdracht persoonsgegevens verwerkt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zal het Bureau – voor zover het die persoonsgegevens namens Opdrachtgever verwerkt – als verwerker optreden. Partijen zullen in dat geval voorafgaand aan die verwerking een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin zij hun onderlinge rechten en verplichtingen conform de AVG vastleggen.

  2. Opdrachtgever staat ervoor in dat hij gerechtigd is de betreffende persoonsgegevens (laten) verwerken door het Bureau en dat hij eventuele benodigde toestemmingen heeft verkregen van betrokkenen.

  3. Het Bureau verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig haar Privacyverklaring, welke op verzoek aan Opdrachtgever kan worden verstrekt of toegankelijk is via de website van het Bureau.

15. Slotbepalingen

  1. Partijen zullen gedurende een periode van één jaar na voltooiing van de Opdracht, elkaars medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de Opdracht, niet in dienst nemen zonder schriftelijke toestemming van de andere partij.

  2. Indien één van de partijen wordt getroffen door een situatie van overmacht in de zin van artikel 6:74 van het Burgerlijk Wetboek, dan zal deze partij daarvan onmiddellijk mededeling doen aan de andere partij. Partijen zullen vervolgens in overleg tot een redelijke oplossing trachten te komen. Indien de overmachtsituatie langer dan drie (3) maanden voortduurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst middels schriftelijke kennisgeving te beëindigen. Wat al als gevolg van de Opdracht gepresteerd is, wordt in geval van overmacht naar verhouding afgerekend, zonder dat partijen elkaar overigens iets verschuldigd zullen zijn.

16. Toepasselijk recht en geschillenregeling

  1. Nederlands recht is van toepassing op alle geschillen samenhangende met en/of voortvloeiende uit deze Algemene Voorwaarden en/of Opdrachten of overeenkomsten waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn verklaard.

  2. In geval van geschillen tussen Opdrachtgever en het Bureau, zullen partijen eerst trachten het geschil in der minne te schikken. Alle geschillen die niet op minnelijke wijze kunnen worden opgelost, zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar het Bureau is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

bottom of page